1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Porukka ry

Sähköposti: info@porukka.org

Yhteyshenkilö: Paula Partanen / Tove Lassenius

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Porukka ry:n jäsenien, vapaaehtoisten ja yrityssponsoreiden henkilötietoja tässä selosteessa kuvatun mukaisesti.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilön jäsenyyden ajan, rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Porukka ry:n yhdistyslain mukaiseen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. 

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisterissä käsitellään ainoastaan Porukka ry:n toiminnan kannalta olennaisia jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero;
• Rekisteröidyn osoite.

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään ainoastaan Rekisteröidyiltä itseltään.

6. Henkilötietojen säilyttäminen, suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään hyvän palomuuri- ja virustorjuntaohjelmiston suojaamana, salasanan suojaamassa tiedostossa tallennettuna. 

Rekisteriin on rajattu pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. 

Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen yhteistyökumppaneille tai muille ulkopuolisille tahoille. 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin henkilötietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitseville tahoille. 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Porukka ry:n jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluttua. 

Mikäli tietoja varmuuskopioidaan poistetaan myös varmuuskopiot lopullisen tietojen poistamisen yhteydessä 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; 
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse info@porukka.org. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Porukka ry

Paula Partanen / Tove Lassenius

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 12.03.2024.